31 de del 2016
Rasti y los ladrillos de una gestión inteligente
Por Alejandro Alonso
Para una empresa familiar, dar grandes pasos suele ser complejo.
Muchas tienden a moverse de la manera tradicional, sin reconocer que las
viejas prácticas quedan cortas. Juguetes Dimare (Dimare S.A.), sin
embargo, parece haber superado ese desafío. Y más de una vez. Nacida en
1965, y con una facturación que el año pasado fue de $75 millones, la
compañía pasó al frente luego de la “Operación Rescate”, que trajo de
vuelta a la Argentina a los populares bloques de construcción Rasti.
El origen de Rasti se remonta a la empresa familiar alemana
Modellspielwaren Dr. Hasel & Co., con sede en Reichartshausen,
Alemania (Baden-Württemberg). Entre 1968 y 1979 fue fabricado en la
Argentina por la fábrica Knittax. Al haber logrado gran popularidad en
el mercado del juguete de Argentina, Rasti se exportó a países como
Alemania y Canadá hasta que la licencia fue otorgada a la empresa Hering
y su producción se trasladó a Brasil, donde se continuó fabricando por
pocos años. En 2005, la familia Dimare compró las matrices de Rasti y
retomó su fabricación en 2007 con una acción de prensa sin precedentes a
la que se denominó “Operación Rescate”.
La popularidad trajo consigo un crecimiento económico y la expansión
de la infraestructura: en 2012 se mudaron a una planta de 9.000 metros
cuadrados en Lomas del Mirador, Provincia de Buenos Aires. Actualmente,
la empresa tiene 85 empleados y la dirección es compartida por los cinco
hijos del fundador. Este crecimiento también arrastró un desafío: se
necesitaba una visión dinámica del negocio, de modo de poder extraer
información de los sistemas de core, como el Tango Gestión y el
MRP Capataz, además de múltiples planillas de cálculo que emergían de
la operación diaria e histórica.
La gestión comercial en Juguetes Dimare tenía por aquel entonces un
fuerte sesgo de análisis histórico, registrando la evolución comercial
de la empresa, y la composición del mix de ventas por clientes,
vendedores y principalmente temporadas (Día del Niño y Navidad). Se
limitaban a analizar la evolución histórica sin anticiparse a sucesos ni
monitorear objetivos comerciales para los diferentes actores de la
cadena de valor: vendedores, distribuidores, cadenas de jugueterías y
otros clientes. Requerían una solución que cambiara radicalmente el modo
de analizar la información.
Decidieron contratar a BiNetz Solutions (Partner de DataIQ-Master
Reseller de QlikView) para el desarrollo de un sistema de información
que se nutriera de estas fuentes de información. Lucas Altube, de BiNetz Solutions, relata: “Anteriormente,
se realizaban reuniones semanales con los primeros representantes de la
marca (total 20 personas), se discutía sobre la necesidad de tener una
herramienta ágil para la definición de objetivos comerciales y el
establecimiento de alertas tempranas sobre qué artículos estaban
quedando fuera de stock en las sucursales como para prever el
abastecimiento. Se extraían planillas de cálculo de Tango y se demoraba
dos semanas en recolectar la información para dichas reuniones”.
“A la hora de seleccionar una consultora de IT, y con el fin de
asegurarnos el resultado esperado, valoramos los procedimientos de
trabajo que proponen que nos permitan un seguimiento exhaustivo del
proyecto, además de valorar la capacidad de análisis del equipo de
trabajo, la experiencia en implementación sobre sistemas Tango (ERP) y
Capataz (MRP) y un análisis funcional de excelencia. En referencia a
cómo llegamos a BiNetz, su director Lucas Altube brindaba asesoramiento
en temas financieros a nuestra empresa y nos hizo saber las ventajas de
contar con un sistema de Business Inteligence, las mejoras que
percibiríamos con esta inversión y la forma de acceder a esa tecnología”, explica Gabriel Dimare.
Actualmente, toda la información se analiza en tiempo real, señala
Altube. Qlik se implementó, al principio, en el área comercial, puesto
que era prioritaria su modernización. Luego, Juguetes Dimare se propuso
avanzar en tres frentes junto a BiNetz Solutions: Análisis 360º de la
información comercial, Recomendación automática de compras a sus
clientes respecto a consumos observados en otros clientes de similar
rubro; Reporting automático a clientes y vendedores, referido a pedidos
pendientes de entrega y saldo cuentas corrientes. “Al mismo tiempo
se comenzó a realizar análisis predictivo y establecer el seguimiento de
objetivos comerciales pautados a partir de la confianza en una
herramienta que exhibiera información que no estuviera manipulada
manualmente en un repositorio”, detalla Altube.
Los objetivos del proyecto consistieron fundamentalmente en:
- Unificar las fuentes de información, incluyendo la generada a partir
de las bases transaccionales del ERP Tango Gestión, y Capataz, pero
también otras fuentes como Excel, notas usuarios y otras fuentes.
- Reducir el tiempo de armado de reportes y construcción de la información.
- Desarrollar nuevos modelos dimensionales de información que pudieran
permitir analizar la información de ventas, apartándonos de las
variables acostumbrabas a reportear el ERP Tango Gestión y Capataz.
- Implementar una aplicación intuitiva, flexible, dinámica que pudiera
responder a cualquier pregunta que se hiciera quien trabajara en la faz
comercial de la empresa, para tomar una decisión.
- Contar con un único reporte aceptado por los miembros de la Dirección en las reuniones de Directorio.
En poco menos de un mes se obtuvo toda la información transaccional
de ERP Tango Gestión y Capataz. Posteriormente se analizó la estructura
dimensional, pasando a tener de tres dimensiones de análisis con los
reportes anteriores, a 45 dimensiones muy variadas con reportes
dinámicos y cercanos al tiempo real. La implementación del proyecto tuvo
una primera etapa con el diseño y modelado de la información, luego el
desarrollo de datos y finalmente el tablero. Todo esto demoró mes y
medio de trabajo, ya que se debió trabajar en aspectos funcionales al
inicio, basados en entrevistas a quienes toman decisiones a diario para
planificar cómo se iba a visualizar la información con Qlik.
El equipo para la implementación fue integrado por tres
desarrolladores externos de BiNetz y cuatro empleados de la empresa,
acompañando al líder de la implementación Gabriel Dimare, director
comercial de Juguetes Rasti. Se definieron dos reportes a nivel
estratégico, uno que genera cuentas corrientes y pedidos pendientes
destinados al área comercial, y otro que recomienda a los clientes
compras eficientes basado en el patrón de compras de otros clientes del
mismo sector. Esto ayudó a generar una relación muy estrecha con los
clientes y les dio a los vendedores herramientas para trabajar de manera
personalizada y profesional.
“Este último reporte sólo es posible con una herramienta con la
versatilidad y agilidad de Qlik por todas las variables que entran en
juego”, comentó Altube. Por esto y mucho más el ROI del proyecto
está subvaluado ya que no contempla los aspectos intangibles de la
mejora. Se calcula en un 15% sólo con los beneficios cuantificables
basados a un ahorro muy significativo de labor operativa en la
elaboración de reportes. Agilizando de esta forma las reuniones de
directorio, de ventas y, sobretodo, unificar el criterio de toma de
decisiones basada en una única fuente.
En paralelo se avanzó con Qlik en otras áreas de la empresa como las
de Compras, Contabilidad, Producción y Stock, generando balances diarios
con información patrimonial binaria, auditada y validada. En el último
trimestre de 2015 se inició el análisis predictivo a través de
proyecciones de ventas, con su correlato en compras y se prevé analizar
con Qlik el impacto que las mismas tendrán sobre las finanzas de la
empresa.
A fines de 2016 se estima finalizar con un proyecto en Qlik de
tablero de mando integral y de redes sociales no sólo de la empresa sino
monitoreo de la competencia y clientes. Según Gabriel Dimare, director
comercial de Juguetes Dimare y líder del proyecto, dirigir una PyME es
un gran desafío y tomar buenas decisiones depende en gran parte de la
información con la que contamos, lo que lleva a necesitar cada vez más
contar con herramientas que faciliten el acceso a ella.
En un entorno cambiante como la economía argentina, la rapidez y la
flexibilidad de acción que herramientas como Qlik otorgan, es esencial
para prever diferentes escenarios y anticiparse a la competencia.
“El retorno de la inversión fue incrementándose a lo largo del tiempo —sostiene Dimare—. En
los comienzos nuestra compañía no contaba con reportes estandarizados,
lo que implicaba aproximadamente 70 horas mensuales dedicadas a su
elaboración. En una segunda etapa comenzamos a generar un valor agregado
hacia nuestros clientes y fuerza de ventas, compartiéndolas el análisis
que nos permitía la herramienta. Esto permitió incrementar las ventas
ofreciéndoles productos que no compraban, incrementando la rotación de
productos y mejorar el retorno sobre la cuenta corriente de los mismos.
Actualmente nos encontramos en una fase que la herramienta nos permite
mejorar nuestros presupuestos, estableciendo objetivos alcanzables”.
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